作為機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的檔案，涵蓋了命令、指示、決定、布告等各類通用文書。這些檔案不僅記錄了單位的重要活動和決策，更體現了文書檔案的獨特價值和研究意義。
檔案數字化加工整理的定義：
檔案數字化加工整理是指將紙質或非數字形式的歷史文獻、文物等資料，通過計算機技術將其轉換為數字格式的過程。這一過程主要利用掃描、錄入、圖像處理等技術，將傳統載體的檔案轉化為數字信息檔案，并存儲在計算機信息庫中，以便于檔案的保存、查詢和利用。
檔案數字化加工整理的流程大致包括以下幾個步驟：
1.檔案整理與分類：按照相關歸檔范圍和分類表，對檔案進行歸檔和分類，并根據文件材料形成的規律和聯系排列文件先后順序。
2.目錄著錄與掃描：根據整理需求，編制歸檔文件目錄，并使用掃描儀對紙質檔案進行掃描，將圖像信息轉換為數字信號。
3.圖像處理與數據質檢：對掃描后的圖像進行增強、去噪、糾偏等處理，確保圖像的清晰度和可讀性。同時，對錄入的數據信息進行詳細檢查，確保信息的準確性。
4.數據掛接與存儲：將處理后的圖像文件與目錄信息進行掛接，存儲在計算機信息庫中，并備份保存。同時，建立嚴格的權限管理體系，防止數據泄露和濫用。
檔案數字化是什么意思？
在我國，早給“檔案數字化”下定義的人，是李筱春。他給檔案數字化下的定義是：檔案數字化是指計算機數字化技術在檔案信息領域的應用。
檔案數字化包括兩個方面的內容能夠：一個是把傳統的檔案信息數字化；另一個是把數字化的檔案信息還原成傳統的檔案信息。
前者是將傳統的檔案信息輸入計算機，后者是將數字化的檔案信息由計算機輸出給用戶。
此后，也涌現了一批給檔案數字化下定義的人。這些對于檔案數字化的表述，大致可以概括為2點。檔案數字化與計算機技術相關。第二檔案數字化是將其它載體的檔案轉化為數字化信息。
