為加大機關檔案規范化管理，增強檔案工作標準化管理意識，更有效的積累、保護和利用檔案信息資源，更好的為國家和機關工作服務，建立和健全檔案規章制度，理順檔案工作機制，夯實檔案工作基礎，更有效的利用檔案資源記錄及便利查詢和利用，為后續單位進行決策、開展相關業務提供重要依據。
實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。數據錄入后，可以方便地打印出相關的收發文單據、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。
三是檔案查借工作可控。檔案管理實現信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。四是提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。五是有效的提供服務。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了研究院整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內部的信息中心。
2.檔案信息資源建設
主要包括兩大方面，一是現有館藏檔案(包括紙質檔案、縮微膠片的景像、錄音檔案和錄像檔案等)的數字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統一的檔案數據庫中。
