檔案盒按照擺放方式的不同，可以分為豎式和橫式兩種。之所以設計橫式檔案盒，是為了增加盒內文件與檔案盒的接觸面，避免文件豎置時“頭重腳輕”而發生彎曲折損。從長遠考慮，檔案盒橫放更有利于檔案的保護。
實踐中存在將盒號功能擴大化的傾向：
一是在歸檔章上增加盒號項目或將盒號標注于歸檔文件首頁，將盒號作為歸檔文件與檔案盒之間關聯關系的紐帶；
二是在電子文件整理中，為實現與紙質文件材料形式上一致，存在把盒作為整理單位，將電子文件以盒為單位進行整理的現象，這兩種做法與盒號承載的功能都是相悖的。
實際上，在歸檔文件的件號已經與盒脊起止件號建立關聯關系的情況下，沒有必要再通過盒號，在歸檔文件與檔案盒之間建立第二套關聯關系。否則既成倍增加了工作量，有可能出現兩套關聯關系指向不一的情況，增加管理的復雜性。
檔案盒盒脊可以根據機關單位的實際需要，與歸檔章項目相協調，編制其他項目。增減項目的工作應在同級檔案行政管理部門的指導下進行。機關檔案部門可對欄目位置及尺寸進行一定的調整，以規范、美觀為原則。
檔案盒的制成材料
從檔案保護的目的出發，檔案盒應采用無酸紙制作，以避免長期保存時檔案盒紙板中的酸性物質影響盒內文件壽命。各級檔案行政管理部門應從本地實際情況出發，積極推廣無酸紙的應用，以杜絕檔案盒制作材料方面存在的隱患。
檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內件文件和后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。
