辦理托運。各外貿公司及工貿企業在備齊貨物，收到開來的信用證經審核（或經修改）無誤后，就可辦理托運，即按 信用證和合同內有關裝運條款，以及貨物名稱、件數、裝運日期、目的地等填寫《托運單》并提供有關單證，送交外運公司作為訂航班的依據。
安排貨艙。外運公司收到托運單及有關單據后，會同中國民航，根據配載原則、貨物性質、貨運數量、目的地等情況，結合航班，安排艙位，然后由中國民航簽發航空運單。
簽發運單。貨物裝機完畢，由中國民航簽發航空總運單，外運公司簽發航空分運單，航空分運單有正本三份、副本十二份。正本三份，份交給發貨人，第二份由外運公司留存，第三份隨貨同行交給收貨人。副本十二份作為報關、財務結算、國外代理、中轉分撥等用途。
發出裝運通知。貨物裝機后，即可向買方發出裝運通知，以便對方準備付款、贖單、辦理收貨。
幾種特殊物品的運輸
1．活體動植物（或動植物制品）：需動植物檢疫站頒發的動植物檢疫證書。注：南航急件倉不收活體動植物，應交 至貨臺，由南航開單。
2．麻醉藥品：需衛生部藥政管理局發的麻醉品運輸憑證。
3．音像制品：需省社會文化管理委員會辦公室發的音像制品運輸傳遞證明。
4．罐裝液體、粉狀物品：需出產廠家的物品性質證明。
5．海鮮：不同地方需要不同的海鮮包裝箱。南航和白云國際機場分別要用其指定的專用箱，單用泡沫箱不能裝機，需外加紙箱并打包帶。
6．玻璃必須訂封閉木箱，打三角架。
7．違禁品：爆炸品（如炸藥）、壓縮氣體和液壓氣體（如煤氣）、易燃易爆液體或固體、氧化劑和有機過氧化物（乒乓球）、毒品和感染性物品（如白粉）、放射性物品、腐蝕品（如硫酸）、磁性物品、麻醉物品、電池等。
