掃描功能同樣是復(fù)印功能的一種延展，相較于普通的掃描儀，數(shù)碼復(fù)合機的功能更加面向文檔掃描，沒有片面追求掃描分辨率和色深，但對于文檔中的文字和圖片掃描完全沒有問題。其掃描速度、批量掃描能力、雙面掃描能力又是普通掃描儀所無法比擬的。文檔電子化：文檔電子是數(shù)碼復(fù)合機掃描功能的拓展，堆積如山的各種文檔和票據(jù)保存和管理是很多辦公室的問題，利用數(shù)碼復(fù)合機的掃描功能可以快速將這些文檔電子化，以電子文件的方式保存在計算機中，分類、檢索后再輸出都非常方便，而且可以改善文件處理、傳送流程，是提高辦公效率的一個重要發(fā)展方向。文檔電子化在歐美等發(fā)達國家的應(yīng)用已經(jīng)非常普及，國內(nèi)在一些政府部門、行業(yè)、大型企業(yè)和一些現(xiàn)代辦公室合機中。數(shù)碼復(fù)臺機配置了很強大的處理和存儲能力，本身就是一個功能完備的文檔處理設(shè)備，除了衍生的掃描、增加的打印、傳真功能外，還可以利用自身的處理和控制能力，完善文檔分撿、裝訂功能，小冊子、海報等特色復(fù)印、打印功能，保密打印、權(quán)限打印等和管理功能。
市場上銷售的復(fù)印機，使用的額定電壓值通常在200V至240V間，額定頻率為50Hz，工作電流為8A左右。要是將復(fù)印機連接在電壓太高或者太低的電源插座上時，可能會影響復(fù)印機的正常工作，甚至還能損壞復(fù)印機。另外連接到復(fù)印機上的電源插座，不要再連接其他設(shè)備，以免其他設(shè)備帶電插拔時，會對復(fù)印機造成電流沖擊，損壞復(fù)印機內(nèi)部的工作電路。此外，與復(fù)印機相連的插座必須是三相的，而且電源線一定不能折不能壓；在關(guān)閉復(fù)印機時，必須先關(guān)掉復(fù)印機控制面板上的電源，以后再將電源線拔除。
通常復(fù)印機使用的墨粉，主要成分是碳，也有不少是由粘合劑和樹脂組成，在復(fù)印即將完成的那一刻，墨粉會經(jīng)攝氏200度左右的高溫，被熔化到紙張纖維中，而其中的樹脂成分將被氧化成一種刺激性氣體，這種氣體其實是我們常提到的臭氧。一般來說，正宗的墨粉中是沒有致癌物質(zhì)的，而如果你不小心選用了劣質(zhì)墨粉時，其中會或多或少地存在一些對身體有害的物質(zhì)；而且劣質(zhì)墨粉將會直接影響復(fù)印效果，導致復(fù)印件上底色加重，文稿色跡深淺不一；更為重要的是，劣質(zhì)墨粉還會對復(fù)印機內(nèi)部的硒鼓，造成持續(xù)磨損，要是復(fù)印機定影輥上沾有墨粉的話，往往還會在復(fù)印機內(nèi)部生成粉塵，這些粉塵一旦落在復(fù)印機的工作電路板上的話，很容易出現(xiàn)短路現(xiàn)象，從而損壞復(fù)印機。
復(fù)印機每次工作之前，都要花費很長的時間來預(yù)熱，一旦預(yù)熱好后，就能持續(xù)工作了。如果要復(fù)印多份相同材料時，先將復(fù)印機工作模式設(shè)置為“連續(xù)復(fù)印”狀態(tài)，并根據(jù)復(fù)印份數(shù)的多少，設(shè)置好連續(xù)復(fù)印的頁數(shù)，以后直接執(zhí)行控制面板上的“復(fù)印”命令，復(fù)印機就能自動地將所有份數(shù)自動復(fù)印出來，這樣不但提高了工作效率，而且還能節(jié)省操作時間，這種連續(xù)復(fù)印的功能，特別適合復(fù)印大量相同文稿的場合。當然，即使復(fù)印的內(nèi)容各不相同，或復(fù)印的份數(shù)很少時，也不應(yīng)該即用即復(fù)，而應(yīng)該將這些不同的任務(wù)搜集起來，等到足夠多時，才集中開機，進行復(fù)印；如果你即用即復(fù)的話，將要頻繁地啟動復(fù)印機，而每次啟動復(fù)印機，都會在一定程度上損傷復(fù)印機內(nèi)部的光學器件，長期下去復(fù)印機的壽命可能會縮短。