在我看來(lái)，要想真正做好5S，關(guān)鍵就在關(guān)和第二關(guān)，也就是清理和整頓。
那么接下來(lái)，就讓我們一起來(lái)看看，整頓如何做呢？
概況來(lái)說(shuō)，整頓就是通過(guò)讓物品有個(gè)“家”，從而讓“尋找”消失。
那么我們?nèi)绾卧谇謇淼幕A(chǔ)上做到這一點(diǎn)呢？
1，研究物品的使用頻率和數(shù)量
在關(guān)-清理的基礎(chǔ)上，我們對(duì)物品進(jìn)行了“要”和“不要”的區(qū)分，并對(duì)不要的物品予以了處置。對(duì)于“要”的物品，我們?cè)谶M(jìn)入到5S第二關(guān)-整頓時(shí)，就要進(jìn)一步分析物品的使用頻率和數(shù)量。
首先是對(duì)頻率的分析。根據(jù)使用頻率，我們可以將物品界定為常用、普通、不常用，而每一檔分類，還可以進(jìn)一步的予以區(qū)分。比如常用的物品，我們可以進(jìn)一步界定為每小時(shí)都使用、每日使用一次、每周使用一次。是否需要進(jìn)一步細(xì)分，分類的時(shí)間長(zhǎng)短如何劃定，需要根據(jù)所要整頓的區(qū)域特性，例如空間大小、現(xiàn)有儲(chǔ)物空間、是否有儲(chǔ)物空間擴(kuò)容或者優(yōu)化的可能、物品使用情況，進(jìn)行通盤考慮。
在界定使用頻率的同時(shí)，我們也需要對(duì)物品每次使用的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
2，進(jìn)行動(dòng)作觀察和作業(yè)習(xí)慣的分析
將物品擺放整齊，特別是在大掃除時(shí)、或者有訪客來(lái)參觀時(shí)，不是一件難事。但是單純地將物品擺放整齊，并不是整頓。如果我們不能夠給物品找到一個(gè)合適的“家”，“敷衍了事”的擺放整齊是不會(huì)維持多久的。設(shè)備一開動(dòng)，工作一開始，或者訪客一走，擺放整齊的物品就會(huì)重新恢復(fù)到雜亂狀態(tài)。
要想為物品找到一個(gè)合適的“家”，就需要對(duì)物品的使用習(xí)慣、使用者的作業(yè)進(jìn)行動(dòng)作觀察。
動(dòng)作觀察，簡(jiǎn)單來(lái)講，就是觀察物品使用者，在使用該物品的作業(yè)過(guò)程中，具體都做了些什么，是如何取、用、放這些物品的，作業(yè)的步驟如何。這將幫助我們理解為什么物品會(huì)被“隨意”放置在某個(gè)位置，為什么物品會(huì)要花時(shí)間尋找。而動(dòng)作觀察還會(huì)幫助我們識(shí)別作業(yè)中存在的浪費(fèi)，也就是改善的機(jī)會(huì)。比如說(shuō)，在換產(chǎn)的過(guò)程中，因?yàn)閷ふ也煌墓ぞ摺⒛＞撸教幾邉?dòng)進(jìn)行尋找和取用，或者說(shuō)，工具擺放的位置過(guò)高，取用不方便，或者需要頻繁扭腰、彎腰、轉(zhuǎn)身進(jìn)行拿放。明明是經(jīng)常使用的工具，卻被安排了一個(gè)距離工作站有點(diǎn)遠(yuǎn)的“家”，于是使用者往往難以遵照要求，將物品放置回規(guī)定的位置。
通過(guò)動(dòng)作觀察，可以幫助我們更好地理解使用者的現(xiàn)有作業(yè)習(xí)慣、是否有改善的機(jī)會(huì)、以及如何取用才會(huì)更加方便。
3，設(shè)計(jì)物品存儲(chǔ)放置的方案
在分析使用頻率和數(shù)量、動(dòng)作觀察的基礎(chǔ)上，我們接下來(lái)就可以對(duì)物品的擺放、取用放的方式，進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)了。對(duì)于使用頻率高的物品，我們要考慮盡量靠近使用地點(diǎn)，而不用走動(dòng)，來(lái)回去取放。對(duì)于使用頻率不高的物品，我們則可以根據(jù)空間利用的情況，將其放置在稍遠(yuǎn)的地方，而對(duì)于一年才用一次這類使用頻率極低的物品，我們則可以統(tǒng)一規(guī)劃存儲(chǔ)的區(qū)域，或者可以考慮是否能通過(guò)租用、使用一次性用具用品的方式予以取代。
在設(shè)計(jì)方案時(shí)，我們可以參考三定原則、目視化原則、防錯(cuò)法、ECRS、人機(jī)工程等經(jīng)典而又有用的方法。
三定原則為“定位”、“定項(xiàng)”、“定量”，它指引我們思考如何給物品找到一個(gè)合適的位置、并且明確所放置該處的物品是什么、數(shù)量是多少（以及如何補(bǔ)貨）。
目視化原則是讓我們思考如何通過(guò)顏色管理、標(biāo)識(shí)、透明化等方式，做到直觀，對(duì)于在該區(qū)域工作的人員，甚至是初來(lái)乍到的人，