再以電子政務的信息窗口交易中心為例，每天都會產生上千或更多信息資料，需要存檔、處理和查詢。傳統人工錄入及查詢速度慢，易出錯，嚴重影響了工作效率。此外，大量的紙質文件存檔會占用較大辦公空間，也不利于信息資源的共享，給管理工作帶來很大難度。如何實現文件信息的快速存儲，是信息窗口面臨的重要問題。
掃描儀是一種捕獲影像的裝置，作為一種光機電一體化的電腦外設產品，掃描儀是繼鼠標和鍵盤之后的第三大計算機輸入設備，它可將影像轉換為計算機可以顯示、編輯、存儲和輸出的數字格式，是功能很強的一種輸入設備。
基本原理
利用光感器件，將檢測到的光信號轉換成電信號，再將電信號通過模擬/數字（A/D）轉換器轉化為數字信號，傳輸到計算機就中。
光電轉換部件
完成光電轉換的部件是感光器件，它是掃描儀的核心，其光電轉換特性，如光譜相應、光的穩定性、靈敏度、噪聲等，對圖像信息傳遞很重要。
分辨率
掃描儀重要性能指標是光學分辨率，但存在一個誤區，分辨率越高越好。從消費角度來看，不應盲目追求高配置，否則將造成資源浪費。綜合評價一臺掃描儀是優是劣，不能僅從分辨率來看。選購時應根據實際工作需要和輸出設備的精度進行選擇。 [2]
色彩深度
掃描儀的色彩深度高，就能真實反映原稿的色彩。掃描儀所反映的色彩越豐富，掃描的圖像效果就越真實，但是，隨之形成的圖像文件體積也會增大。
