畢業生畢業后必須將本人檔案轉離學校，如畢業后無工作單位或單位無法接收個人檔案可將本人檔案轉至長沙市本地人才中心或轉回原籍人才中心。因特殊原因需將本人檔案暫時保留在學院，則由畢業生本人向學院申請，學院同意后方可在學院保留一年。
檔案提取流程：
1.具備派遣資格、取得派遣證
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2.畢業生將派遣證下聯（白色聯）交學院裝入檔案袋
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3.學院整理畢業生個人檔案，仔細核查歸檔材料是否齊全
具體歸檔材料見《湖南大學畢業生檔案整理須知》
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4.密封檔案
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5.檔案轉入接收單位
畢業生檔案有什么用
1、畢業生的檔案相當于一個人的身份，是用人單位了解學生的基礎的`途徑。
2、從學生入學開始，學校就會給學生建立檔案，將學生在學校學習階段的成績全部記錄在檔案中。
3、沒有學生檔案，就不利于用人單位了解，這樣在應聘的時候就無法獲得平等的權利，會被用人單位拒絕。
4、畢業生答案中記錄的成績還會是應聘時獲得高收入回報的證明，因此畢業生檔案非常的重要。
畢業生的檔案相當于一個人的身份，是用人單位了解學生的基礎的途徑。下面分享的湖南畢業生檔案查詢流程，希望能幫到大家。
畢業生檔案查詢流程1、到報到證抬頭處查詢檔案，例如，寧波市人力資源和社會保障局。
2、經報到證抬頭處查詢不到檔案，電話咨詢各學院學工辦查詢畢業生檔案“機要號”，再次向報到證抬頭處提供機要號并查詢檔案。
3、通過機要號還是查詢不到檔案，到各學院學工辦開具“寧波大學畢業生檔案查詢證明”，帶上證明到鎮海機要局查詢檔案。省內當天可以查詢，省外要10-15天查詢周期。(鎮海機要局地址：浙江省寧波市鎮海區新興路88號，虹橋發電廠附近，鎮海郵政局三樓機要室)。
4、如果涉及對方檔案不接收退回檔案，請每周三到就業指導中心查詢檔案是否已經退回，并根據新的調檔函重新寄送檔案。
學生檔案查詢查閱須知新生檔案
1.新生檔案應在原檔案管理部門密封后，由新生本人攜帶并在入學報到時交由輔導員轉招生就業處檔案室。郵寄檔案的新生，請提醒所在畢業學校或工作單位檔案管理部門，檔案用機要、掛號或特快專遞的方式寄至安徽省阜陽市清河西路100號阜陽師范學院招生就業處學生檔案室
2.寄至招生就業處的新生檔案材料在新生入校后轉至各學院統一收集。
3.學院將新生檔案收齊后，更換學校統一印制的檔案袋，在專職檔案管理人員指導下根據班級、學號對新生檔案進行審核整理，按學號順序排列送交學生檔案室。
在校生檔案的查閱
1.各學院和相關部門如因工作需要查閱學生檔案，應經所在單位負責人批準，并寫明查閱內容后，方可查閱。任何個人不得查閱本人及其親屬的檔案。
2.外單位查閱本校學生檔案，要憑查檔介紹信，出具有關身份證明，說明查詢內容及目的，經招生就業處負責人批準后查閱。
畢業生檔案的查詢
1.畢業生檔案在學生派遣后(一個月內)由學生檔案室通過機要方式集中發至報到單位(考取研究生的畢業生檔案，根據錄取學校調檔函轉遞)。