嘉賓的邀約一定要提前確定，先確定嘉賓名單和候選名單，再逐個聯系，一定要溝通好時間、地點，對于要上臺致辭的嘉賓也要提前說明。為了傳達更好的企業形象，可以邀請政府領導、行業大咖、業界名人、KOL甚至邀請明星、網紅站臺。
編寫宣傳材料和新聞通訊材料;列出慶典主題、背景、活動內容等相關材料，將材料裝在特制的包裝袋內發給來賓。對記者，還應在其材料中添加較詳細的資料，以方便記者寫作新聞稿件。
慶典活動的接待工作;設置接待室。對所有來賓，都應熱情接待，耐心服務;對重要來賓，要由組織領導親自接待;他們的簽到、留言、食、宿均應由專人負責。
時間的選擇，具有非常重大的作用。風口上，豬都會飛起來。可見時機的對活動策劃的作用的意義。
企業活動慶典可根據市場推廣時機與活動慶典結合起來，如產品上市、產品促銷、論壇峰會、新聞發布會等，層層遞進、環環相扣。
慶典背景：對于這部分的內容是應根據策劃方案的特點在以下的項目中選取內容重點去闡述具體的項目：基本情況的簡介、主要的執行對象、近期的狀況、組織的部門、慶典開展的原因、社會的影響、以及相關目的動機這些內容。