編寫宣傳材料和新聞通訊材料;列出慶典主題、背景、活動內(nèi)容等相關(guān)材料，將材料裝在特制的包裝袋內(nèi)發(fā)給來賓。對記者，還應(yīng)在其材料中添加較詳細(xì)的資料，以方便記者寫作新聞稿件。
慶典活動的接待工作;設(shè)置接待室。對所有來賓，都應(yīng)熱情接待，耐心服務(wù);對重要來賓，要由組織領(lǐng)導(dǎo)親自接待;他們的簽到、留言、食、宿均應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。
想要舉辦一場成功的慶典活動，把每一個環(huán)節(jié)都做好，現(xiàn)在企業(yè)舉辦慶典活動，多半是以營銷為目的，所以宣傳是很重要的；選擇這個慶典的主題，根據(jù)主題布置慶典的場地，記住：主題一定要有新意、創(chuàng)新、吸引力等;慶典的時間，盡量選擇周末或者節(jié)假日，這樣無形中會增加人流量，現(xiàn)場的規(guī)模會直接影響慶典的氛圍。
時間的選擇，具有非常重大的作用。風(fēng)口上，豬都會飛起來。可見時機(jī)的對活動策劃的作用的意義。
企業(yè)活動慶典可根據(jù)市場推廣時機(jī)與活動慶典結(jié)合起來，如產(chǎn)品上市、產(chǎn)品促銷、論壇峰會、新聞發(fā)布會等，層層遞進(jìn)、環(huán)環(huán)相扣。
慶典背景：對于這部分的內(nèi)容是應(yīng)根據(jù)策劃方案的特點在以下的項目中選取內(nèi)容重點去闡述具體的項目：基本情況的簡介、主要的執(zhí)行對象、近期的狀況、組織的部門、慶典開展的原因、社會的影響、以及相關(guān)目的動機(jī)這些內(nèi)容。