晚會前期創意及計劃的書面材料，策劃書主要包括以下內容：
主題、目的、晚會名、時間、地點、節目安排、演員陣容、應邀嘉賓、觀眾組織、流程、舞臺裝置 （燈光、音響、背景、舞臺搭設的規格，物品數量及使用）、氛圍營造、人員安排及職責、費用預算（人員、服裝、道具、化妝、晚會會場布置的材料等費用)、文藝晚會主持詞、由主持人于節目進行過程中串聯節目的串聯詞
年會主題所有酒店年會主題基本一致，任何酒店任何方式的年會都可以歸納為八個字：回顧過去、展望未來。可以年會籌備組進行內部創意，也可以全員有獎征求，帶動年會前期的氛圍。主題以口號形式出現，例如：“愛我酒店，凝聚進取，共創未來”，“襄盛舉、繪藍圖、新跨越”，“整合、分享、共贏” 等等，結合酒店情況創意。
年會流程年會舉行的時間，場地的選擇建議，年會流程的時間安排。舉辦時間盡可能選擇周末或第二天休息日。年會流程，要包含準備工作時間安排，年會當天領導講話，各部門展示，頒獎等時間安排，節目宴會時間安排等，預留時間，以防環節拖沓，影響后續環節進展。場地選擇上，根據酒店年會形式，提報兩種以上場地的建議，費用高低不等，通常場地選擇是自己酒店、公司、外包會場。
活動策劃是提高市場占有率的有效行為，一份可執行、可操作、創意突出的活動策劃案，可有效提升企業的知名度及品牌美譽度。活動策劃案是相對于市場策劃案而言，嚴格說它們同屬市場策劃的兄弟分支，活動策劃、市場策劃是相輔相成、相互聯系的。
市場策劃和活動策劃都從屬于企業的整體營銷思想，只有在此前提下做出的市場策劃案和活動策劃案才兼具整體性和延續性，也只有這樣，能夠有效的使受眾群體同意一個品牌的文化內涵。
