會議策劃基本會議內容：
1、具體分析各種情況作出最完美的會議策劃;
2、根據會議的級別,選擇會議舉辦地;
3、根據會議對周邊環境的要求，確定具體舉辦地點;
4、根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。
會議現場布置包括：
1、背景布置。主題背景板，內容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業VI為基準。
2、酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。
3、席位擺放。
擺放方式：發布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。注意確定主席臺人員。不過，很多會議采用主席臺只有主持人位發言席，貴賓坐于下面的排的方式。
擺放原則：“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。
注意席位的預留，一般在后面會準備一些無桌子的坐席。
4、相關設備在發布會前要反復調試，保證不出故障。
5、簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。一般會議會要求與會者留下名片，準備好“請賜名片”盒。
會展策劃要素包括：名稱、內容、地點、時間和組織機構。這些要素相互聯系、相互作用，共同決定著會展活動能否成功舉辦。
1)名稱
名稱是會展活動內容、地點和時間的綜合體現，它包括可言表和不可言表兩個部分。可言表部分是指可以用語言講出去的文字部分；不可言表部分是指會展標記、標識、吉祥物等無法用語言表達的部分。有效的名稱策劃可以促進會展品牌傳播、提升舉辦城市知名度和保存地方文化資產。如北京2008奧運會、2010上海世博會的成功申辦，確立了北京和上海在國際上的競爭地位；而杭州西湖博覽會，既提高了杭州知名度，又保存了西湖文化。
2)內容
會展的內容應該具有行業性和區域性特征。從行業角度而言，會展的內容策劃具有綜合性和專業性之分；而從區域角度而言，會展的內容策劃有國際性、全國性、地方性之分。內容的確定與舉辦地點相關資源狀況有著密切的聯系。契合舉辦地產業和市場的會展活動內容，有助于優化當地的產業結構。例如，深圳高科博覽會對深圳的科技信息產業的發展產生了深刻的影響，并使深圳成為當今中國現代科技信息產業基地之一。
3)地點
會展活動的舉辦地與內容關系密切。在策劃會展活動舉辦地時需要綜合性的考慮，候選地區是否具有優越的地理區域環境，是否適合會展內容的潛在市場，是否有廠商拓展商機的條件，是否有拉動地方產業的發展前景，是否有良好的旅游業和相關服務業的支撐等確保會展活動可持續發展的基本條件。
4)時間
時間是會展活動規劃、籌備和組織實施的重要依據。會展的時間策劃包括會展的工作進度及會展周期等時間的具體安排。在進行時間策劃時需要考慮會展活動的內容、舉辦地政府的意愿、自然地候狀況、組織機構籌備能力等因素。
5)組織機構
組織機構是其他要素的主要決策因素。在“以人為本”的策劃思維基礎上，確定適當的組織機構是會展活動順利進行的重要保證。成功的會展活動，必須有一個強有力的組織實施系統，這一系統聚集著經驗豐富、智深識廣的專業人才，以及相關產業的專業服務機構、企業、團體等。
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