易用性。對于中小企業來講，往往一個造價高昂、設備專業的會議室條件是難以滿足的。如何在相對“簡陋”的會議室內，極少改變原有設施、提供現代高清視頻會議體驗是中小企業視頻會議選型的關鍵之一。另外，對于中小企業而言，一般都沒有專門的IT工程師來維護視頻會議系統，使用網絡視頻會議系統還必須足夠簡單易用，并可實現免維護，這樣才可以讓視頻會議有效發揮更大價值。
視頻會議系統利用高科技的設備終端進行遠程通信連接，從而達到雖遠隔萬里卻能非常近距離的進行會議溝通交流，其實視頻會議系統的好處可以體現在企業應用視頻會議的多個方面，視頻會議系統的好處之一就是有效率，同一件事和以往的處理方式相比，使用視頻會議系統決策者得到信息的速度更快，能與更多相關人員交流，從而有更多參與者提供意見和建議。對于突發事件，也能進行更快速的處理，傳統的會議交流方式已經不能滿足人們對信息的需求，視頻會議系統的好處是自然的交流方式，從講話人的形態、表情等來領會對方的意思，從而好的表達相應的觀點，促進和諧交流。
如何減少會議室的回聲和噪音?
a 、為保證聲源與吸聲效果，室內應該鋪有地毯、天花板、四周墻壁內都裝隔音毯、窗戶應采用雙層玻璃，進出門應考慮間隔裝置。
b、為保證聲緣與吸聲效果，室內一般需要鋪地毯、掛遮光窗簾、配置吸音吊頂、包門等。同時吸聲不要過量，避免聲音干澀。聲音信號輸入功率放大器之前，應采用均衡器和反饋抑制器進行處理,以提高聲音信號的質量。
c、為減少會議室的回聲，使用盡可能少的麥克風，因為麥克風越多，越容易產生回聲，引入的背景噪音會越強。
運維中心型布局 的大屏幕呈直線或弧線型，按照業務部門、職責方向或人員任務將大屏幕劃分成若干個區域，有關領導人員位于相應區域的觀看位置，相互獨立的行使管理職能。在這種布局中，每個決策者或一組決策者正面的大屏幕是是專門為其設置的，用以顯示最關心的信息，適用于以扁平分散式決策為主的管理控制機構。