高質量的硬件和網絡結構是提供穩健、易用服務的基本要求，而這還遠遠不夠。完整的視頻會議還應該包括會議的管理平臺及附加功能，如會議錄制、音頻處理等功能，還應具備兼容其他品牌的視頻會議等功能，幫助用戶的會議能夠內容更豐富、效果更出色、召開范圍更廣，方便用戶更的展開各項工作。
視頻會議系統作為音視頻遠程會議深受用戶的喜愛。視頻會議系統通過傳輸音頻、視頻和數據信息，實現了遠程的實時溝通。隨著高清、超高清、多聲道音頻等高臨場感技術的發展，高清視頻會議在各級政府得到大規模應用，提升了政府溝通效率，節省了運營成本，提高了管理成效。
用戶在真實網絡環境中實驗
一般來說，方案提供商會在特定環境下面向企業用戶進行技術演示，幾乎所有廠商都有能力在特殊環境下讓自己的視訊產品表現得滴水不漏。所以用戶一定要在自己的真實網絡環境中驗證產品性能。
高數據傳輸量沒有USB接口是不行的。而視頻會議攝像機的實際用中會有大量的數據傳輸，這點用戶選購時應加以注意。USB數據傳輸的高速度決定了視頻會議攝像機的應用。USB數據高速傳輸較好地打破了影像文件大量數據傳輸的瓶頸，使得電腦接收數據更迅速，使動態影像的播映效果更平滑、流暢，對會議效果十分重要。
另外，USB端口產品一向以即插即用、使用方便而被廣大電腦用戶廣泛接受。視頻會議攝像機采用USB接口，可以是其硬件檢測及安裝較為方便。