現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。
如果會議屬于業務匯報或者產品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。
會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。
為強化會議效果，許多會議將會標美化、渲染為會議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將、旗幟等噴繪在畫面上，從而節約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環保材料，否則噴繪寫真畫面散發的刺鼻氣味不僅影響會議氛圍，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。
會議整體規劃
確定了場地，策劃的工作就進入了快車道，通過以下步驟，整個會議策劃方案就會很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現有的所有信息，先把整個會議的流程和方案想象出來，越具體越好招開策劃動腦會，這個會議上，你需要把專業的會議策劃人士找來，比如SINO-MEETING；也要把主要的決策人員找來，在你的草擬方案基礎上，展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論，一般，從稿的策劃書到落實的方案，如果策劃人員經驗到位的話，最多3次往返討論，就可以把方案細化到執行層面，是否到了細化到了執行面，關鍵要看是否已經擬出了“工作時間進程表”“任務分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張最重要的執行文件。
商務活動也稱商事活動。指經法律認可的以商品或勞務交換為主要內容的贏利性經濟活動。按照國際習慣，商務活動包括以下四種經濟行為：(1)直接從事商品購銷的活動，如批發商、零售商等“中間商”直接從事商品購入和賣出進行謀利。(2)“輔助商”為“中間商”的商品購銷直接服務的商業活動，諸如運輸、倉儲、加工整理等。(3)“金融中間人”為商品交易提供間接服務的經濟活動，如金融、保險、信托等。(4)“營銷服務機構”為商品交易提供勞務性質服務的活動，如飯店、旅館、影劇院以及商業咨詢、廣告、信息、市場調研等。
會議信息是這些媒體受眾所關心的內容，媒體便會主動來談及這個信息，會議就會成為媒體的信息提供者，成為他們的需要。這一點如果利用好，就能夠很好的去開發這些都市媒體，讓他們成為會議的宣傳者；自媒體也就是新媒體，既是信息發布者，也是信息接受者，信息的傳播更直接，反饋也更加及時。當然信息的衰減和誤差也是蕞大的，常常會上演“三人成虎”的負面效應，所以新媒體利用好了將會事半功倍，相反將大打折扣。
新媒體雖然發展速度夠快，但是也不要忽略傳統媒體，辦會者要對媒體實施有效地管理，就是服務，通過對與會媒體的引導，提供更加細致的服務性工作，媒體就會感受到會議主辦方的用心，更愿意與主辦方在傳播方面進行配合。同時，還要防止在報道過程中出現負面情況，要重視會后的媒體跟蹤和服務。