作為秘書或者助理的，在工作中經常要做會議的安排與準備 。其中布置會議場地時，應考慮會議的性質及與會人數的多少。例如，在提供信息的會議里，倘若人數眾多，則以不設桌子的戲院式安排或是設桌子的教室式安排較為理想。河源招聘網：在解決問題的會議里，假如人數不多，最理想的安排是讓每一位與會者均環繞桌子而坐，這樣可方便每個人跟其他人進行多項溝通。
選擇會場時應首先思考以下幾個問題：
(1)會議室是否足以容納所有的出席者并且設備齊全？
(2)會議室是否有充足的通風和照明設備？
(3)會議室是否受室外活動的干擾？
(4)會議室的設施是否能滿足會議的要求和時間的長短？
(5)會議室地點是否對所有出席者都方便？
(6)會議室的費用是否可以承受？
(7)會議室在需要時是否有空？
會場選定后，接著布置會場。會議的氣氛在一定程度上要靠會場的布置來渲染。會議室應當根據會議的內容來安排，或莊重肅穆，或鄭重宏大，或熱烈歡快。例如，人民代表大會的會場要布置得隆重莊嚴，慶祝大會的會場要布置得喜慶熱烈，紀念性會議的會場要布置得肅穆典雅，業務洽談會、看樣訂貨會、經驗交流會的會場要布置得和諧親切。
1．會場設計
一般而言，會場形式依會場的大小、形狀、會議的需要、與會人數的多少而定，通常呈大方形、圓形、方形等。
(1)圓桌式與方桌式。在圓桌或者方桌的周圍安放椅子，可以讓與會者互相看得見。領導和會議成員可以無拘無束地自由交談，適合于召開15～20人左右的小型會議。
(2) 口字形。如果出席會議的人較多，可以把桌子擺成口字形，內側也可以安排座位。
(3) [和V字形。擺成[字形、V字形時要注意主席位置，要有黑板或銀幕。就像研討會使用黑板或幻燈片那樣，讓與會者不必挪動座位就可以看到。
(4)教室型。目前中國最通行的開中大型會議的會場形式，其特點是容納的人多，有氣勢，容易布置，容易選擇現成的場地，如禮堂、教室、影劇院均可。在禮堂、會堂、影劇院等場所召開，主席臺一般設在舞臺上。中型會議的主席臺，設在舞臺上面或下面均可。小型會議可以不設主席臺。
一般在主席臺前設講臺，用于發言人講話。主席臺上可適當擺放鮮花。主席臺背后懸掛會標或旗幟，會議名稱的標語懸掛在主席臺上方。
2．座次安排
與會人員的座次應統一安排，由于座位有前有后，有正有偏。在排座位時要妥善安排，照顧，可以采用以下方法排列：
(1)按漢字筆畫排列。也就是按漢字筆畫的多少，從少到多的順序排列。筆畫數目相同的，按起筆橫、豎、撇、折的順序排列；起筆相同的，再按第二筆順排列，依此類推。如召開全國性會議，可按各省（自治區、直轄市）名稱的筆畫多少排列座次區域。召開政治協商會議、人民代表大會等，為了體現平等精神，也可以按姓氏筆匭排列座次。
(2)按地理位置排列。例如，召開全省性會議，可以按統一的市、縣排列質序，安排各市、縣人員的座次。
(3)按行業系統排列。如召開全市性會議，可以把同一個系統的單位，集中排列在一起。
證件是出席會議的證明，是與會人員身份、資格、權利、待遇的憑證。代表證、記者證、工作人員證要用不同顏色的字或紙印刷，以作區別。
