檔案，作為社會活動中直接形成的有價值歷史記錄，是機關單位履行職能、開展業務活動的重要產物。這些記錄，經過收集與規范，方能轉化為真正意義上的檔案。那么，對于新手檔案員而言，如何有效地整理這些檔案呢？
檔案數字化加工整理的定義：
檔案數字化加工整理是指將紙質或非數字形式的歷史文獻、文物等資料，通過計算機技術將其轉換為數字格式的過程。這一過程主要利用掃描、錄入、圖像處理等技術，將傳統載體的檔案轉化為數字信息檔案，并存儲在計算機信息庫中，以便于檔案的保存、查詢和利用。
檔案數字化加工流程中的關鍵環節以及需要我們特別關注的事項。
1）在開展檔案數字化加工之前，首要任務是對檔案進行分類與整理以確保后續流程的順利進行，這如同構建房屋的地基，為整個流程奠定堅實基礎。
2）在檔案數字化加工過程中，必須依據檔案紙質的實際情況，謹慎選擇適當的掃描設備不恰當的選擇不僅可能損害檔案紙質原件，還會影響掃描質量。
3）建議選用正規的檔案數字化管理系統來進行數字化加工。這樣不僅保障了檔案掃描后圖像的加工質量，還能顯著提升后續檔案查詢與借閱的效率。
4）盡管在檔案數字化加工流程中已經獲取了電子版檔案，但同樣需要高度重視紙質原件的保護，以防范非法人員的侵入與不當行為。
檔案數字化是什么意思？
在我國，早給“檔案數字化”下定義的人，是李筱春。他給檔案數字化下的定義是：檔案數字化是指計算機數字化技術在檔案信息領域的應用。
檔案數字化包括兩個方面的內容能夠：一個是把傳統的檔案信息數字化；另一個是把數字化的檔案信息還原成傳統的檔案信息。
前者是將傳統的檔案信息輸入計算機，后者是將數字化的檔案信息由計算機輸出給用戶。
此后，也涌現了一批給檔案數字化下定義的人。這些對于檔案數字化的表述，大致可以概括為2點。檔案數字化與計算機技術相關。第二檔案數字化是將其它載體的檔案轉化為數字化信息。
